Manajemen Persediaan (Inventory Management)
A. PERSEDIAAN (INVENTORY)
- Persediaan adalah bahan/barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu misalnya untuk proses produksi atau perakitan, dijual kembali dan untuk suku cadang dari suatu peralatan /mesin.
- Manajemen persediaan yang baik merupakan hal yang sangat penting bagi suatu perusahaan. Pada satu sisi, pengurangan biaya persediaan dengan cara menurunkan tingkat persediaan dapat dilakukan oleh perusahaan, tetapi pada sisi lain konsumen akan tidak puas apabila suatu produk stocknya habis.
- Oleh karena itu keseimbangan antara investasi persediaan dan tingkat pelayanan kepada konsumen harus dapat dicapai.
1. Tipe/jenis Persediaan
- Persediaan yang ada diperusahaan terdiri dari 5 tipeyaitu:
a. Persediaan Bahan Mentah
(Raw Materials) yang telah dibeli, tetapi belum diproses. Pendekatan yang lebih
banyak diterapkan adalah dengan menghapus variabilitas pemasok dalam mutu,
jumlah atau waktu pengiriman sehingga tidak perlu pemisahan.
b. Persediaan Bahan Pembantu
atau Penolong (Supplies) yaitu persediaan barang yang diperlukan dalam proses produksi
tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi.
c. Persediaan Barang Dalam
Proses (Work in Process) yang telah mengalami beberapa perubahan tetapi belum selesai.
Persediaan ini ada karena untuk membuat produk diperlukan waktu yang disebut waktu
siklus. Pengurangan waktu siklus menyebabkan persediaan ini berkurang.
d. Persediaan Komponen-komponen Rakitan ( Purchase Parts/Components)
MRO merupakan persediaan yang dikhususkan untuk perlengkapan pemeliharaan,
perbaikan, operasi. Persediaan ini ada karena kebutuhan akan adanya pemeliharaan
dan perbaikan dari beberapa peralatan yang tidak diketahui. Sehingga persediaan
ini merupakan fungsi jadwal pemeliharaan dan perbaikan.
e. Persediaan Barang Jadi
(Finished Goods), termasuk dalam persediaan karena permintaan konsumen untuk jangka
waktu tertentu mungkin tidak diketahui.
2.
Fungsi Persediaan
- Fungsi penting persediaan adalah memungkinkan operasi-operasi perusahaan internal dan eksternal mempunyai ”kebebasan” (independence). Persediaan ”decouples” ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier.
- Persediaan mempunyai beberapa fungsi penting yang menambah fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan, antara lain:
a. Untuk memberikan stock agar dapat memenuhi permintaan
yang diantisipasi akan terjadi.
b. Untuk
menyeimbangkan produksi dengan distribusi.
c. Untuk memperoleh keuntungan dari potongan kuantitas,
karena membeli dalam jumlah banyak biasanya ada diskon.
d. Untuk
hedging terhadap inflasi dan perubahan harga.
e. Untuk menghindari kekurangan stok yang dapat terjadi
karena : cuaca, kekurangan pasokan, mutu, ketidaktepatan pengiriman.
f. Untuk
menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam proses.
Pengelompokan
Persediaan
1. Fluktuation Stock : untuk menjaga terjadinya fluktuasi permintaan
dan untuk mengatasi jika terjadi kesalahan/penyimpangan dalam perkiraan penjualan,
waktu produksi atau pengiriman barang.
2, Anticipation Stock : untuk menghadapi
permintaan yang dapat diramalkan, misalnya musim permintaan tinggi, sukar memperoleh
bahan baku.
3. Lot size Inventory : persediaan dalam
jumlah besar yang melebihi kebutuhan saat itu, hal ini untuk mendapatkan
quantity discount dan penghematan biaya pengangkutan.
4. Pipeline Inventory : persediaan
yang sedang dalam proses pengiriman dari tempat asal ke tempat dimana barang tsb
akan digunakan yang dapat memakan waktu beberapa hari/minggu.
B.
MANAJEMEN PERSEDIAAN
- Mengelola persediaan biasanya dilakukan dengan cara berikut ini:
1. Analisis ABC
- Merupakan penerapan persediaan dengan menggunakan prinsip Pareto yaitu membagi persediaan kedalam 3 kelompok berdasarkan nilai volume tahunan dalam jumlah uang. Untuk menentukan nilai tahunan dari volume dalam analisis ABC dengan cara mengukur permintaan tahunan dari setiap butir persediaan dikalikan dengan biaya per unit.
- Cara mengelompokkannya:
a.
Persediaan kelompok A adalah persediaan yang jumlah nilai uang per tahunnya tinggi,
tetapi biasanya volumenya kecil.
b.
Persediaan kelompok B adalah persediaan yang jumlah nilai uang per tahunnya sedang,
tetapi biasanya volumenya sedang.
c.
Persediaan kelompok C adalah persediaan yang jumlah nilai uang per tahunnya rendah,tetapi
biasanya volumenya besar.
- Dengan pengelompokan tersebut maka cara pengelolaan masing-masing akan lebih mudah sehingga peramalan, pengendalian fisik, ke andalan pemasok dan pengurangan besar stock pengaman dapat menjadi lebih baik.
2. Pencatatan yang Akurat
- Ke akuratan catatan mengenai persediaan ini penting dalam sistem produksi sehingga memungkinkan perusahaan untuk focus pada persediaan yang dibutuhkan dan memberi keyakinan tentang segala sesuatu yang terjadi pada persediaan.
- Dengan demikian perusahaan dapat membuat keputusan mengenai pemesanan, penjadwalan serta pengangkutannya.
3. Penghitungan Siklus (Cycle
Counting)
- Usaha membuat catatan persediaan yang akurat harus dilakukan dengan cara catatan atau arsip harus diverifikasi melalui pemeriksaan atau audit yang berkelanjutan. Audit seperti itu disebut sebagai penghitungan siklus. Disamping itu penghitungan siklus menggunakan pengelompokan lewat analisis ABC.
C.
TEKNIK MENGAWASI PERSEDIAAN JASA
- Ada kecenderungan anggapan bahwa perusahaan yang bergerak disektor jasa tidak ada persediaan, kenyataannya tidak demikian. Contohnya seperti dalam bisnis ritel atau pun pedagang besar, persediaan menjadi hal yang amat penting.
- Dalam jasa makanan persediaan menjadikan keberhasilan atau kegagalan. Persediaan yang tidak terpakai nilainya menjadi hilang, sedang yang rusak, dicuri atau hilang sebelum dijual merupakan kerugian. Biasanya disebut sebagai penyusutan atau penyerobotan yang pada umumnya ditentukan dalam persentase.
- Pengaruh kerugian terhadap profitabilitas sangat substansial, konsekuensinya keakuratan dan pengendalian persediaan sangat penting.
Dalam hal ini
teknik yang diterapkan mencakup:
a. Pemilihan karyawan, pelatihan dan disiplin yang baik,
walaupun tidak mudah tetapi sangat penting .
b. Pengendalian yang ketat atas kiriman barang yang datang.
Penerapannya misalkan dengan pemakaian system barcode yang dapat dirancang secara
komputerisasi.
c. Pengendalian yang efektif atas semua barang yang keluar dari
fasilitas. Bisa dilakukan dengan barcode maupun garis magnetic atau pun pengamatan
langsung melalui kaca satu arah, video atau pengawasan oleh manusia.
D.
MODEL PERSEDIAAN
- Dalam bagian ini akan dijelaskan model persediaan menurut permintaannya dan biaya yang terkait dengan persediaan.
1.
Permintaan Independen dan Dependen
- Model pengendalian persediaan mengasumsikan bahwa permintaan suatu produk bersifat dependen atau independen terhadap permintaan produk lainnya. Misalnya permintaan televisi independen terhadap permintaan mesin cuci, akan tetapi permintaan televisi dependen terhadap kebutuhan produksi dari televisi.
2. Biaya
Persediaan
- Biaya yang terkait dengan manajemen persediaan disebut biaya persediaan, yang biasanya terdiri dari:
a. Biaya
Penyimpanan(Holding cost, Carrying Cost) yaitu biaya-biaya yang berkaitan
dengan penyimpanan atau penahanan (carrying) persediaan sepanjang waktu
tertentu. Biaya ini mencakup biaya-biaya yang berkaitan dengan gudang, seperti
sewa, administrasi, gaji pelaksana gudang, listrik, asuransi, penambahan staff,
pembayaran bunga/ biaya modal, kerusakan,dsb. Biaya ini adalah variable bila
bervariasi dengan tingkat persediaan, apabila biaya fasilitas penyimpanan
(gudang) tidak variable tetapi tetap, maka tidak dimasukkan dalam biaya
penyimpanan per unit.
b.
BiayaPemesanan (Ordering Cost, Procurenment Cost) yaitu biaya yang dikeluarkan sehubungan
dengan kegiatan pemesanan bahan/barang sejak dari penetapan pemesanan sampai tersedianya
barang digudang.
- Biaya ini .mencakup biaya-biaya : administrasi dan penempatan order, pemilihan vendor/pasokan, formulir, pemrosesan pesanan, tenaga para pekerja, pengepakan dan penimbangan, inspeksi dan penerimaan barang, pengiriman kegudang dan bongkar muat, hutang lancer dsb. Biaya pemesanan tidak tergantung dari jumlah yang dipesan tetapi tergantung dari berapa kali pesanan dilakukan.
- Biaya pemasangan (Set-up Cost ) adalah biaya-biaya untuk mempersiapkan mesin atau proses untuk memproduksi pesanan. Dapat di efisienkan apabila pemesanan dilakukan secara elektronik. Dalam banyak operasi, biaya pemasangan berhubungan erat dengan waktu pemasangan (set up time)
c. Biaya kekurangan
persediaan ( Shortage Cost, Stock Out Cost) yaitu biaya yang timbul sebagai akibat
tidak tersedianya barang pada waktu diperlukan. Biaya ini pada dasarnya bukan biaya
nyata, melainkan berupa biaya kehilangan kesempatan, antara lain semua biaya kesempatan
yang timbul karena terhentinya proses produksi sebagai akibat tidak adanya bahan
yang diproses, biaya administrasi tambahan, biaya tertundanya penerimaan keuntungan,
biaya kehilangan pelanggan.
- Dalam perusahaan dagang terdapat tiga alternative yang dapat terjadi karena kekurangan persediaan, yaitu tertundanya penjualan, kehilangan penjualan dan kehilangan pelanggan.
Model
Persediaan untuk Permintaan Independen
A. FIXED ORDER QUANTITY MODELS
(EOQ/ELS)
- Ada 3 model persediaan yang mengutamakan pada dua pertanyaan penting yaitu: kapan pemesanan dilakukan dan berapa banyak yang akan dipesan.
1. EOQ MODEL
/ ELS (Economic Lot Size)
- Model EOQ untuk barang yang dibeli sedangkan model ELS untuk barang yang diproduksi secara internal.
- Model ini merupakan salah satu teknik pengendalian persediaan paling tua dan paling terkenal. Mudah digunakan tetapi didasarkan pada beberapa asumsi :
a. Pemintaan
diketahui dan bersifat konstan
b. Lead time
yaitu waktu antara pemesanan dan penerimaan, diketahui dan konstan.
c.
Permintaan diterima dengan segera.
d. Tidak ada
diskon.
e. Biaya
yang terjadi hanya biaya set up atau pemesanan diketahui dan bersifat konstan.
f. Tidak
terjadi kehabisan stok.
Dengan asumsi seperti tersebut
diatas, maka tahapan untuk mencari jumlah pemesanan yang menyebabkan biaya
minimal adalah sebagai berikut:
a. Mengembangkan pesamaan untuk
biaya pemasangan atau pemesanan.
b. Mengembangkan persamaan untuk
biaya penahanan atau penyimpanan
c. Menetapkan biaya pemasangan sama
dengan biaya penyimpanan
d. Menyelesaikan persamaan dengan
hasil angka jumlah pemesanan yang optimal.
Notasi yang digunakan:
Q = Jumlah barang setiap pemesanan
Q * = Jumlah optimal barang per
pemesanan (EOQ)
D = Permintaan tahunan barang
persediaan dalam unit
S = Biaya pemasangan atau pemesanan
setiap pesanan
H = Biaya penahan atau penyimpanan
per unit per tahun
- Dengan menggunakan notasi diatas, maka penentuan rumus EOQ adalah:
- Biaya pemesanan tahunan =
- Biaya penyimpanan tahunan =
- Biaya total per tahun = +
=
d. Biaya pemesanan = Biaya
penyimpanan
=
e. Untuk mendapatkan Q * maka 2DS =
Q 2 H
Q2 =
Q* =
Permintaan D
Jumlah Pemesanan dalam satu tahun (
N ) = ------------------------------ = ------
Jumlah unit yang dipesan Q
Jumlah hari kerja per hari
Waktu antar pemesanan = T =
-------------------------------------------
Jumlah pemesanan dalam satu tahun
Biaya Total Persediaan = Biaya
Pemesanan + Biaya Penyimpanan
= D/Q . S + Q/2 . H
Titik Pemesanan Ulang (Reorder Point)
atau ROP = d x L
Jika ada stok pengaman atau buffer
stok maka :
ROP = (d x L) + buffer stock
D
d = permintaan per hari =
-------------------------------------
Jumlah hari kerja per tahun
L = lead time
Contoh 1.
Jika diketahui : D = 1000 unit
S = Rp 10.000,- H = Rp 500 per unit
per tahun
Maka:
EOQ atau Q* = = 200 unit
Dalam contoh ini: N = 1.000 / 200 =
5 kali pesan dalam satu tahun
Jika 1 tahun ada 250 hari kerja
,maka T = 250 / 5 = 50 hari, artinya antara pemesanan dilakukan 50 hari setelah
pemesanan sebelumnya.
Biaya persediaan total =
1.000/200(10.000) + 200/2 (500) = Rp 100.000,-
Jika L = 3 hari maka: ROP =
1.000/250 x 3 hari = 12 unit artinya pada saat persediaan turun ke tingkat 12
unit, perusahaan harus melakukan pemesanan . Pemesanan tersebut akan tiba dalam
waktu 3 hari, tepat pada saat persediaan perusahaan telah habis.
Jika ada buffer stok sebesar 10 unit
maka ROP = 12 + 10 = 22 unit artinya pada saat persediaan turun ke tingkat 22
unit, perusahaan harus melakukan pemesanan . Pemesanan tersebut akan tiba dalam
waktu 3 hari, tepat pada saat persediaan perusahaan menjadi 10 unit (sebesar
buffer stock).
2.
Production Order Quantity (POQ) MODEL
- Pada model EOQ kita mengasumsikan bahwa seluruh pemesanan persediaan diterima pada satu waktu. Meski demikian ada saat-saat tertentu dimana perusahaan dapat menerima persediaanya sepanjang periode. Keadaan seperti ini mengharuskan model lain yang disebut POQ yang mana dalam model ini produk diproduksi dan dijual pada saat yang bersamaan.
- Notasi yang digunakan sama dengan yang digunakan pada model EOQ tetapi ditambah dengan : p = Tingkat produksi tahunan dan
t = Lama
jalannya produksi, dalam satuan hari .
- tahapannya:
a. Biaya
penyimpanan = Tingkat persediaan tahunan x Biaya penyimpanan
per unit per
tahun
Persediaan
tahunan = Tingkat persediaan rata-rata x H
Tingkat
persediaan maksimum
b. Tingkat
persediaan rata-rata = -------------------------------------------
2
c. Tingkat persediaan = Total
produksi – Total pemakaian
selama operasi selama operasi
= pt – dt
karena Q = pt maka t = Q/p
Tingkat persediaan maksimum = P - d
Tingkat persediaan maksimum
d. Timgkat persediaan tahunan =
----------------------------------------- x H
2
=
---- (1 – d/p) H
Biaya pemesanan = (D/Q) S , Biaya
penyimpanan = ½ HQ (1-d/p)
Jumlah optimal per pemesanan dalam
model ini dengan notasi Q p*
(D/Q) S = ½ HQ (1-d/p)
Q p* =
Contoh 2.
Jika diketahui D = 1.000 unit , S =
Rp 10.000,- , H = Rp 500,- , p = 8 unit per hari , d = 6 unit perhari : maka
Q*p = = 400 unit
3.
QUANTITY DISCOUNT MODEL (model potongan quantitas)
- Untuk meningkatkan penjualan, banyak perusahaan menawarkan potongan harga kepada para pelanggannya, semakin banyak jumlah yang dibeli akan mendapatkan potongan harga semakin besar. Dengan demikian perusahaan yang membutuhkan bahan baku akan menghadapi penawaran dari banyak pemasok yang biasanya dalam paket-paket tertentu, harga per unit produk yang ditawarkan bervariasi sesuai potongan harga yang diberikan. Menghadapi hal yang demikian maka agar supaya perusahaan tidak terkecoh dalam memilih paket mana yang paling optimal biayanya, maka konsep persediaan dengan quantity discount perlu dipelajari.
- Dalam menentukan pilihan mana yang paling tepat adalah mempertimbangkan biaya persediaan total yang paling kecil diantara alternatif yang ada.
Biaya
Persediaan total = Biaya Pemesanan + Biaya Penyimpanan + Biaya Produk
= D/Q .S +
QH/2 + PD
- Dimana : Q = Jumlah unit yang dipesan
D =
Permintaan tahunan dalam satuan
S = Biaya
Pemesanan per pesanan
P = Harga
per unit
H = Biaya
Penyimpanan per unit per tahun
Contoh 3.
Suatu perusahaan menghadapi tiga
paket penawaran sebagai berikut:
PaketJumlah pembelianHarga per unit
A 0 – 999 Rp 5.000,- D = 5.000 unit
B 1.000 – 1.999 Rp 4.800,- S = Rp
49.000,-
C 2.000 lebih Rp 4.750,- I = 20 %
Tahapan:
1). Untuk setiap paket , hitung
nilai Q *, dengan menggunakan persamaan
Q * =
H = IP dalam arti I = persentase
dari harga per unit.
Maka perhitungannya:
2 (5.000) (4.900)
Paket A : Q* = √
--------------------- = 700
0,2 (5.000)
2 (5.000) (4.900)
Paket B : Q* = √
--------------------- = 714
0,2 (4.800)
2 (5.000) (4.900)
Paket A : Q* = √
--------------------- = 718
0,2 (4.750)
2). Jika jumlah pemesanan terlalu
rendah maka harus disesuaikan jumlah pesanan ke atas yaitu ke jumlah terendah
yang memungkinkan diperoleh potongan harga .
- Pada contoh ini Q * A = 700 Q* B = 1.000 (disesuaikan) Q*C = 2.000 (disesuaikan)
3) Dengan menggunakan
rumus biaya total persediaan, hitung biaya persediaan masing-masing paket,
biasanya menggunakan tabel:
4) Yang biaya total persediaan
terendah adalah Q = 1.000 unit, sehingga paket B yang dipilih karena
menghasilkan biaya paling optimal.
B.
MODEL PROBABILITAS dengan LEAD TIME yang KONSTAN
- Pada asumsi permintaan tidak konstan tetapi dapat dispesifikasi melaui distribusi probabilitas maka dapat digunakan model probabilitas.
- Permintaan yang tidak pasti memperbesar kemungkinan terjadinya kehabisan stok. Salah satu metode untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kehabisan stok adalah dengan menahan unit tambahan di persediaan, hal ini meliputi penambahan jumlah unit stok pengaman sebagai penyangga titik pemesanan ulang.
- Titik pemesanan ulang : ROP = d x L
- Dengan memasukkan ss (safety stok) maka ROP = d x L + ss
Contoh 4.
Suatu perusahaan mempunyai ROP = 50
unit
Biaya penyimpanan = Rp 5.000,- per
unit per tahun
Biaya kehabisan stok = Rp
40.000,-per unit.
Perusahaan telah mengalami
probabilitas permintaan sebagai berikut:
Jumlah Unit Probabilitas
300,20
400,20
ROP 500,30
600,20
700,10
1,00
Perhitungannya sebagai berikut :
Dari perhitungan tersebut, stok
pengaman yang biaya totalnya paling rendah adalah 20 unit maka ROP yang baru =
ROP lama + 20 = 50 + 20 = 70 unit.
Hal yang sangat perlu diperhatikan
adalah bahwa manajemen mempertahankan tingkat pemenuhan permintaan, yang
bersifat komplementer terhadap probabilitas terjadinya kehabisan stock.
Seandainya probabilitas kehabisan stok adalah 0,05 maka tingkat pemenuhan
permintaannya adalah 0,95. maka perlu menggunakan kurve normal maka perlu
digunakan table kurva normal.
Contoh 5
Jika suatu perusahaan mempunyai
permintaan rata-rata selama pemesanan ulang adalah 350 unit permintaan
terdistribusi secara normal, standar deviasinya sebesar 10 unit kehabisan stok
diperkirakan 5 % dari waktu yang ada. Berapa stok pengaman yang harus
dipertahankan ?
Diketahui: μ = permintaan rata-rata
= 350
σ = standar deviasi = 10
Z = jumlah standar deviasi normal
Stok pengaman = x - μ
karena Z = maka stok pengaman = Z σ
maka dari contoh tersebut: Z = 1,65
sesuai table distribusi normal untuk tingkat pemenuhan permintaan 95 %,
sehingga 1,65 = stok Pengaman/ σ
Stok pengaman = (1,65) (10) = 16,5
ROP = 350 + 16,5 = 366,5 atau
dibulatkan menjadi 267 unit.
C.
FIXED PERIOD (P) SYSTEM
- Pada system periode tetap, persediaan dipesan di akhir periode tertentu. Setelah itu baru persediaan di tangan di hitung, yang dipesan hanya sebesar jumlah yang diperlukan untuk menaikkan persediaan sampai ke tingkat target tertentu.
- Keuntungan system ini adalah bahwa tidak ada penghitungan fisik atas unit yang dimasukkan ke persediaan setelah ada unit yang diambil. Penghitungan hanya terjadi bila waktunya tiba. Prosedur ini secara administratif lebih memudahkan, terutama apabila pengendalian persediaan hanya salah satu tugas saja.
- Rumus yang digunakan:
- Jumlah Yang dipesan (Q) = Target (T) – On hand inventory – order awal yang tidak diterima + back order.
Contoh 5
- Data: Back order = 3 unit , Target = 50 unit , Tidak ada pesanan awal yang tidak diterima , Back order = 3 .
- Maka Jumlah pemesanan Q = 50 – 0 – 0 + 3 = 53 unit.27
Tidak ada komentar:
Posting Komentar